Turnos fijos en una cancha de pádel: cómo organizarlos y cobrarlos sin perder plata

El turno fijo es tu mejor cliente y tu peor cliente a la vez

El grupo de los martes a las 21 es el sueño de cualquier dueño de cancha: ocupa la hora prime todas las semanas, no hay que salir a buscarlo y la relación es de años. Con cuatro o cinco grupos así, buena parte de la franja de la noche queda vendida antes de que arranque el mes.

El problema aparece la semana que no vienen. Un integrante se lesionó, llueve a las 19, hubo asado familiar. Nadie avisó, o avisaron una hora antes. La cancha queda vacía justo en el horario que más vale, y los jugadores que te pidieron ese martes durante todo el mes reservaron en otro lado porque vos les dijiste que estaba ocupado. Perdés dos veces: la hora de hoy y el cliente al que le dijiste que no.

Encima es incómodo reclamar. Es gente conocida, juega hace años, y cobrarles una hora que no jugaron se siente mal. Por eso la mayoría de las canchas termina absorbiendo la pérdida y el grupo aprende que faltar no cuesta nada.

Las tres formas de manejarlo hoy

Casi todas las canchas están en alguna de estas tres etapas. La diferencia entre una y otra es cuánto sabés de antemano y cuánta plata ponés en riesgo cada semana.

• La libreta (o el Excel).El turno fijo está anotado y listo. Nadie confirma, nadie paga hasta que llega. Vos sabés que el grupo "suele venir", pero no sabés si viene esta semana. El horario está bloqueado para el resto y descubierto para vos.
• El WhatsApp del grupo.El jueves mandás "¿vienen mañana?" y esperás. Uno responde "creo que sí", otro no lee, el cuarto confirma a las 20:30 del viernes. Es mejor que nada, pero te obliga a perseguir gente cada semana y la confirmación llega tarde para revender la hora si se cae.
• Pago por adelantado por cada semana. Cada semana el grupo paga su turno (la seña o el turno completo) antes de una fecha límite. Si paga, el horario queda firme y vos ya cobraste. Si no paga, el turno se libera a tiempo y lo ofrecés a otro. No hay que preguntar nada: el pago es la confirmación.

La tercera es la única que resuelve las dos pérdidas a la vez: la hora vacía y el cliente rechazado. Y le saca al dueño el rol de cobrador, porque la regla es la misma para todos y la aplica el sistema.

Las reglas que conviene dejar por escrito

Cobrar por adelantado funciona solo si las reglas están claras desde el primer día. Con un grupo nuevo se pactan al arrancar; con los grupos de siempre, se avisa con una o dos semanas de anticipación y se aplica igual para todos. Estas son las que más conflictos evitan:

• Hasta cuándo pueden cancelar sin perder el pago. Es la regla central. Fijá una hora límite (por ejemplo, el día anterior a las 20) y comunicala. Antes de esa hora, cancelan y no pierden nada; después, el turno se cobra. Elegí un límite que te deje tiempo real para revender la hora.
• Qué pasa con feriados y lluvia. Si la cancha es descubierta y llueve, el turno no se juega y no se cobra, o se pasa a otro día: decidilo antes y no en el momento. Con los feriados, aclará si el fijo se mantiene o si esa semana queda liberado.
• Si el grupo puede pasar el turno a otro. Muchas veces el grupo consigue reemplazo o le cede la hora a otros amigos. Es una buena solución para todos, siempre que el que juegue sea quien pague y quede registrado a nombre de alguien.
• Cuántas faltas seguidas hacen perder el fijo. Un turno fijo es un privilegio: el grupo tiene prioridad sobre la hora más pedida. Si acumula faltas sin avisar, el horario vuelve a estar disponible para otros. Ponele un número y avisalo.

Un ejemplo para poner en números: si un turno vale $20.000 y el grupo falta sin avisar una vez al mes, son $20.000 por mes por cada grupo que se te van sin que nadie los reponga. Con un límite de cancelación el día anterior, esa misma hora la tenés libre con tiempo para ofrecerla, y la regla de las faltas evita que el problema se repita.

Cómo lo maneja Chronos

En Chronos el turno fijo es una serie: la creás desde el panel eligiendo cliente, cancha, día de la semana y horario. Podés dejar el precio de la cancha o ponerle uno propio para ese grupo, y fijar el vencimiento del pago de dos maneras: una cantidad de días antes a una hora determinada (por ejemplo, el día anterior a las 20), o una cantidad de horas antes del turno.

A partir de ahí el sistema trabaja solo. Cada semana genera la reserva de ese grupo con su pago pendiente y su fecha límite, dentro de la misma ventana en la que el público puede reservar. El horario aparece ocupado en tu web para cualquier otro jugador, y si esa fecha ya tenía una reserva confirmada o un bloqueo, la serie no la pisa: te avisa cuáles quedaron sin generar.

El cliente paga desde "Mis reservas" en tu página, con MercadoPago. El día anterior al vencimiento recibe un recordatorio con el link de pago por WhatsApp y por email. Si paga, la reserva queda confirmada. Si el vencimiento pasa sin pago, el turno se libera automáticamente y esa hora vuelve a estar disponible para que otro la reserve desde tu web.

Vos ves todo en la agenda: cada instancia marcada como "Fijo", quién pagó y quién todavía no. Si el grupo te pagó en efectivo o por transferencia, confirmás esa semana a mano desde el detalle de la serie; también podés reenviar el recordatorio, pausar la serie cuando el grupo se toma vacaciones y reactivarla después. Y si un grupo quiere jugar dos horas seguidas, la reserva de dos turnos consecutivos existe también en el flujo normal de tu web.

El resultado es que el horario nunca queda reservado "de palabra": o está pagado, o está libre. Y vos no pagás un abono por tenerlo ordenado, solo 2,5% por transacción cobrada online (más la comisión propia de MercadoPago). Creá tu página gratis y cargá tu primer turno fijo.